Has estado semanas en la organización del evento de empresa que es  de vital importancia para tu organización y en el comienzo no funcionan los equipos técnicos: iluminación, sonido, imagen…. los asistentes se quejan, no hay sitio para sentarse, ¡un desastre! empiezan a oírse voces por todos lados el móvil no para de sonar y no sabes dónde meterte.

En un evento hay que tenerlo todo previsto no podemos presuponer y dar por hecho temas que no hemos gestionado adecuadamente, nos podemos llevar una sorpresa si dejamos las cosas al azar.

Te dejamos una serie de indicaciones a realizar para cuando produzcas eventos de tu organización.

Hacer una lista de los objetivos que quieres cumplir. A principio de temporada después de unas buenas vacaciones en la que hemos descansado y reflexionando el cómo empezar la nueva temporada nos cargamos de buenos y nuevos propósitos además de decenas de objetivos a cumplir, como bien pueden ser: sacar nuevos productos al mercado, aumentar la labor comercial, empezar con la transformación digital de la empresa, mejorar la comunicación interna/externa, adaptar la web y cómo no realizar mas eventos para dar a conocer los productos y servicios que tiene nuestra organización.

Ve actuando día a día y no dejes de trabajar sobre ellos, ve analizando y filtrando que tipo de eventos serán los que te facilitaran conseguir algunos de los objetivos fijados en tu agenda, como tu bien sabes los eventos son los mejores instrumentos para conseguir los objetivos de la empresa.

Cada evento se caracteriza por una complejidad distinta, no son iguales, por eso no hay que restar importancia a los mismos, el que hayamos realizado un evento interno para los componentes de la empresa no nos debe quitar el miedo para el siguiente, el próximo seguro que lleva un objetivo distinto, por ejemplo captar nuevos clientes.

En los eventos anuales de una organización hay que diferenciar entre los eventos internos y externos.

        Eventos internos: uno de los aspectos más importantes y esenciales para los negocios de las empresas son los eventos, esto ayuda al desarrollo y progreso de la misma, para realizar este tipo de eventos hay que tener experiencia para que todo salga perfecto y así para dar una buena imagen, con el fin de lograr un mayor involucramiento y compartir metas, objetivos, recursos e información que ayude al desarrollo de la empresa. Los tipos de eventos internos mas usuales son: una rueda de prensa, un seminario, una conferencia, una junta general de accionistas.

Son un instrumento de comunicación motivador a nivel laboral como en las relaciones interpersonales e interdepartamentales. Una buena organización y estructuración de estas herramientas de comunicación crean un clima dinámico, ameno y responden a las demandas de información de los trabajadores de la organización, de esta forma hacemos que los integrantes de la organización se sientan parte importante de ella.

        Eventos externos: los eventos externos, son una estupenda forma de llegar a la gente y de crear imagen de marca. Es un instrumento imprescindible para las organizaciones porque consiguen mostrarse en su sector y pueden distinguirse dentro del mismo además de en otros mercados más complicados y competitivos, por eso son un elemento imprescindible en la comunicación de las organizaciones. Para que nos hagamos una idea, según Infoadex se destina el 0,66% de PIB en España en eventos empresariales, la inversión es cada vez más alta cerca de 7 mil millones de euros.

¡Así que ya sabes! ve pensando en realizar eventos en tu organización, si hacías pocos, ve pensando en ampliar, para así conseguir tus objetivos.

Empieza por crear un calendario de eventos por temporada una vez tengas todos marcados en el calendario ve mirando las fechas si son las más adecuadas, que no coincidan con eventos de otras organizaciones de tu sector ten en cuenta los días que no son los adecuados de la semana, cómo los Jueves, Lunes y fines de semana, debes intentar hacer coincidir la salida de un nuevo producto, el aniversario de tu empresa o evento similar. El mes que se celebran más eventos es el mes de Octubre si vas a reservar un espacio tendrás que hacerlo con casi un año de antelación ya que este mes está lleno de eventos.

Cuando vayas a empezar la organización de un evento empieza por hacer un cronograma, es muy importante la planificación de las tareas, el simil es cómo la construcción de un edificio por fases: primero el diseño y planos, luego la elección del lugar después las excavaciones, cimientos, estructura, tabiquería…..todas estas fases se van certificando para poder avanzar a la siguiente. –En tu cronograma establece los tiempos de cada fase, anota las necesidades técnicas, humanas y recursos económicos de los que dispones. Una vez comiences con el cronograma tendrás que ir haciendo un seguimiento de los procesos y corroborando que se cumplen las fases, en caso de que alguna no se cumpla tendrás que actuar y corregirla inmediatamente para que el proceso de producción siga su camino.

Como has visto a rasgos generales, la organización de un evento es un trabajo complejo y que requiere de tiempo, no está mal ser el organizador de los eventos más pequeños de tu organización, con ello adquirirás la experiencia par saber lo que necesitas en los grandes, pero lo adecuado es que se delegue en una agencia o productora de eventos con experiencia, te descargará de tiempo que necesitas para las tareas cotidianas de tu organización.

Cómo en una producción cinematográfica la organización de un evento se realiza en varías etapas: pre-producción, producción y post-evento.

Visita el lugar de celebración toma nota de las medidas del mismo, accesos, tomas eléctricas, conectividad de datos, iluminación, plazas de aparcamiento, zona de carga y descarga, paradas de metro, autobús, etc.

En la fase de preproducción debemos de ir viendo presupuestos de lo siguiente: diseño, cartelería, señaletíca, carpinteros, montaje y desmontaje de escenarios, atriles, mesas presidenciales, sillas, azafatas, sonido, iluminación, realización audiovisual, streaming, permisos, comunicación, alojamientos, permisos, limpieza…..

Elabora un presupuesto general del coste total y deja una partida para imprevistos.

Una vez puestas sobre la mesa las necesidades empezaremos con la organización y el comienzo del seguimiento de las contrataciones que realizaremos de las distintas disciplinas que trabajaran en el mismo: sonido, iluminación, diseño, cartelería, azafatas, merchandising, señalética, seguridad.. además seguiremos solventando presupuestos y ejecutando la mayoría de ellos, la fase de producción termina el día de desmontaje del evento.

Si el evento es un Miércoles debemos empezar el montaje varios días antes, según la complejidad del mismo, así nos dará tiempo a solventar los inconvenientes que vayan surgiendo, estos días antes se realizaran ensayos con los equipos técnicos: sonido iluminación y organización, realizaremos una escaleta o guión técnico dónde se recogerá la hora de comienzo, el orden de ponentes, las bajadas y subidas de luz, entrada de música, la actividad del moderador, emisión de presentaciones PPTX…..

Una vez que ha terminado el evento empieza la recogida o desmontaje del mismo deberemos estra pendientes que el espacio se quede exactamente igual a cómo no lo entregaron habrá que estar pendientes de los mozos de desmontaje y del servicio de limpieza.

Días después empezaran los pagos a proveedores dando el visto bueno a facturas y albaranes si el trabajo se ha realizado satisfactoriamente, crearemos una carpeta con toda la documentación relativa al evento, localización proveedores, ponentes etc realizaremos un informe del transcurso del evento dónde anotaremos el desarrollo del mismo esto nos servirá cómo guía para el siguiente.

      Debes tener claro el publico objetivo, si tu empresa es proveedora del sector veterinario no tiene sentido que se personen de otro sector. Realiza una prospección de lo que debes de tener en tu evento además de tus productos actividades, ponencias interesantes que atraiga al sector.

     Cumplir los objetivos y cuantificar los resultados, El evento lo realizamos para obtener unos objetivos cuantificables, cómo lanzamientos de artículos, dar a conocer a nuestra organización, realizar contactos con posibles clientes y fijar futuras visitas etc.

     El diseño de la estrategia es fundamental Para obtener los objetivos que has marcado habrás elaborado con anterioridad un plan estratégico sino te arriesgas que el retorno de tu evento sea nulo cosa que no te puedes permitir ya que no son fáciles ni económicos.

     El presupuesto es fundamental Tener bien fijadas las partidas para que la suma total coincida con lo que vas a invertir en tu evento y así evitarse disgustos por sobrecostes y así podrás centrar la atención en lo fundamental del evento.

     Atender a los asistentes después del evento Es fundamental una vez establecido el contacto en el evento realizar un seguimiento de los mismos para poder fidelizarlos a través de visitas, llamadas, etc siempre con intención de ayudar. Los clientes están muy quemados de los lobos de ventas que no generan confianza ni comunidad.